Vicerector administratieve vereenvoudiging 

We stellen een vicerector aan met als bevoegdheden administratieve vereenvoudiging, optimalisatie van processen en vermindering van interne complexiteit. Deze vicerector zal universiteitsbreed hervormingen aansturen en fungeren als structurele schakel tussen centrale administraties en faculteiten en departementen. Haar takenpakket omvat onder meer het beter op elkaar afstemmen van processen en lokale noden systematisch vertalen naar werkbare oplossingen op universiteitsbreed niveau. Het uitgangspunt van deze oefening is dat de KU Leuven organisatie in haar geheel en op alle niveaus in kaart wordt gebracht, met daarbij ook alle belangrijke administratieve processen. Op basis daarvan gaan we kijken wat goed en minder goed loopt. Wat kan beter? Wat is overbodig? Wat heeft meer personeelsinzet nodig? Wat kan eenvoudiger? Het doel van deze oefening is uiteindelijk om efficiënter en effectiever te kunnen werken, betere ondersteuning te bieden en de werkdruk te verlagen. Op basis daarvan stellen we een meerjaren-hervormingsagenda op die gefaseerd wordt uitgevoerd en gebaseerd zal worden op reële werkervaringen, frequente bevragingen en internationale benchmarks met andere universiteiten. Concrete thema’s zijn onder meer de vereenvoudiging van aanstellingsprocedures, de afstemming tussen KU Loket en andere digitale instrumenten, de automatisering van goedkeuringsprocessen, het harmoniseren van opleidingsstructuren en het beperken van rapporteringsverplichtingen. Digitale oplossingen zoals Robotic Process Automation hebben in andere instellingen geleid tot een vermindering van werkdruk en foutenlast, en worden ook hier verder verkend. De vicerector stelt een team samen van procescoördinatoren en change managers, waarvoor middelen worden voorzien via rectorale beleidsruimte en tijdelijke impulsmiddelen voor organisatieontwikkeling. Een structurele afstemming met de Diensten Algemeen Beheer, in het bijzonder ICTS, is hierbij cruciaal. Dit team zal werken met pilootprojecten en continue feedbackloops om veranderingen stapsgewijs te testen, bij te sturen en ruimer te implementeren. Via tussentijdse rapportering aan het Gebu en de Academische Raad wordt transparantie gegarandeerd.

AI-gestuurde selfservice helpdesk

We ontwikkelen een AI-gestuurde digitale assistent voor studenten en personeel, gebaseerd op natuurlijke taalverwerking (NLP). Deze ‘KU Leuven Assistant’ zal eenvoudige vragen beantwoorden over administratieve processen zoals inschrijvingen, verlofaanvragen, deadlines, herexamens, Erasmusprocedures en attesten. Dit instrument is meertalig en universtiteitsbreed inzetbaar, 24/7 beschikbaar via het studentenportaal en KU Loket, en biedt directe toegang tot correcte informatie of standaarddocumenten. Bij complexere vragen verwijst de assistent automatisch door naar de juiste dienst of creëert een ticket voor opvolging. De antwoorden worden gevoed door centrale en facultaire kennisdatabanken, en het systeem leert continu bij op basis van gebruikersfeedback. In een eerste fase wordt gefocust op HR, ethische commissies, verantwoording van onkosten en onderwijsgerelateerde vragen, met gefaseerde uitbreiding naar andere domeinen. Deze AI-chatbot zal de efficiëntie van universitaire diensten aanzienlijk verhogen, de werkdruk op administratieve teams verlagen, en de gebruikservaring van medewerkers en studenten verbeteren door snelle en contextgevoelige antwoorden te bieden.

Faculteiten, departementen en campussen als organisatorische hoekstenen

KU Leuven erkent de structurele rol van faculteiten, departementen en campussen als de fundamentele bouwstenen van de universiteit. Dit geldt uiteraard ook voor de leiderschapsrol van decanen, departementsvoorzitters en de campusverantwoordelijken en hun respectievelijke besturen. Er is dan ook geen nood aan een hervorming van de basisstructuur van de universiteit. 

In lijn met internationale inzichten in goed universitair bestuur, versterken we de strategische autonomie van entiteiten en geven we voldoende beleidsruimte om eigen accenten te leggen, evenwel binnen een overkoepelend universitair kader. We noemen hierbij de strategische rol van faculteiten expliciet als eerste. De KU Leuven faculteiten vormen, vaak al eeuwenlang, de kern van het universiteitsbeleid. Gaandeweg is een structuur ontwikkeld met ook een herkenbare rol voor departementen, onderzoekseenheden en campussen, die steeds meer een context-specifieke rol hebben opgenomen. De structuur van KU Leuven functioneert op basis van uniforme en transparante afspraken over de samenwerking tussen faculteiten, departementen en campussen. Groepsbesturen en groepsvicerectoren nemen in dit geheel een coördinerende rol op, met als expliciete verantwoordelijkheid het stroomlijnen van strategieën en samenwerkingen binnen elke groep en over de groepen heen. 

Interne samenwerking en synergieën versterken

Elke deelentiteit moet in staat zijn strategische keuzes te maken in onderwijs, onderzoek en personeelsbeleid, afgestemd op hun unieke missie, schaal en inhoudelijke focus. Dat sluit evenwel niet uit dat over de grenzen van faculteiten en departementen heen procedures en processen efficiënter en effectiever worden door verregaande samenwerking en samenbrengen van expertise. Zulke procedures en processen identificeren zal ook een taak zijn van de vicerector administratieve vereenvoudiging, in nauwe interactie met de betrokken entiteiten.

We stimuleren structurele samenwerking tussen faculteiten, departementen, campussen en administratieve diensten via gezamenlijke ondersteuningsstructuren, zoals gedeelde ICT-diensten, onderwijscoördinatie en HR-platformen. Om de efficiëntie te verhogen, maken we afspraken over gedeeld ruimtegebruik, projectbeheer en coördinatie van administratieve processen. Specifieke aandacht gaat naar processen die meerdere diensten overspannen en daardoor vaak nodeloos vertragen. Hiervoor richten we een transversaal procesmanagementteam op voorgezeten door de vicerector administratieve vereenvoudiging dat knelpunten in kaart brengt, taakverdelingen stroomlijnt en tijdelijke taskforces instelt voor complexe dossiers. Digitale workflowtools worden ingezet om processen transparanter op te volgen en feedbackcycli te automatiseren, met als doel de doorlooptijd van administratieve handelingen aanzienlijk te doen afnemen. 

Campussen in volle ontwikkeling

Onze regionale campussen zijn een essentiële pijler in de verankering van KU Leuven in heel Vlaanderen. Ze versterken niet alleen de maatschappelijke rol van de universiteit, maar vormen ook bruggen naar nieuwe studentengroepen, lokale overheden en innovatieve onderzoekspartnerschappen. Kulak toont al 60 jaar lang hoe sterke lokale verankering, academische kwaliteit en regionale samenwerking kunnen samengaan. Dit model inspireert de verdere uitbouw van campussen in andere regio’s. Binnen het bredere regionale structuurplan – met een focus op West (Kortrijk, Brugge, Gent), Oost (Antwerpen, Sint-Katelijne-Waver, Geel, Diepenbeek) en Brussel – krijgt elke campus de ruimte om zich te profileren binnen het strategisch kader van KU Leuven. Deze profilering houdt rekening met regionale noden en sterktes, zoals technologische specialisatie, lokale arbeidsmarktkansen of maatschappelijke uitdagingen. We bouwen de specifieke sterktes van elke campus verder uit en streven naar structurele ondersteuning bij de ontwikkeling van opleidingen, infrastructuur en samenwerking met lokale actoren. We opteren voor een faculteitsoverschrijdende aanpak en beperken ons hierbij niet tot faculteiten en disciplines die met onderwijs en onderzoek op de campussen aanwezig zijn. De campussen vormen als regionale hubs bovendien een ingangspoort voor levenslang leren en versterken de zichtbaarheid van KU Leuven als partner in economische, sociale en culturele ontwikkeling in heel Vlaanderen.